Per knowledge sharing aziendale (traducibile come la condivisione della conoscenza) si intende quell’insieme di attività attraverso le qualiil sapere aziendale (vale a dire le informazioni, le conoscenze e più in generale l’esperienza) vengono trasmessi e scambiati tra i dipendenti.
Secondo un rapporto della Society for Human Resource Managementle aziende Fortune 500 perdono poco meno di 32 miliardi di dollari l’anno, semplicemente perché non riescono a condividere le conoscenze. Da ricerche recenti, la stragrande maggioranza dei dipendenti vuole avere l’opportunità di condividere il proprio sapere ma con l’aumento del numero di informazioni disponibili, la loro sempre maggiore formalizzazione (a causa soprattutto di motivi legali e legati alla sicurezza) e il lavoro a distanza in aumento, assicurarsi gli strumenti giusti per superare le barriere alla condivisione della conoscenza non è mai stato così critico.
Uno dei modi in più voga al giorno d’oggi per influire sulla condivisione della conoscenza in un’impresa è attraverso le piattaforme di knowledge sharing. Queste piattaforme hanno però spesso il limite di fungere da semplice repository per le informazioni senza strutturarle in maniera univoca e senza renderle facilmente accessibili. È necessario quindi utilizzare sistemi di knowledge management e creare una vera e propria architettura dell’informazione per facilitarne l’accesso e l’usabilità sia da parte dei dipendenti, sia da parte di eventuali sistemi di Intelligenza Artificiale (come quelli utilizzati sempre più frequentemente in ambito customer care).
knowledge sharing e Knowledge management non vanno però fraintesi: quest’ultimo, infatti, comprende la creazione, l’organizzazione, l’archiviazione e l’utilizzo della conoscenza, per gestire efficacemente il patrimonio di sapere di un’organizzazione e raggiungere i suoi obiettivi. Il knowledge sharing è invece una componente della gestione della conoscenza, che però riguarda esclusivamente la diffusione della conoscenza all’interno di un’organizzazione.
Vantaggi del knowledge sharing
Condividere la conoscenza sul posto di lavoro porta con sé grandi vantaggi:
• Permette la conservazione delle conoscenze chiave, evitando che si disperdano quando qualcuno lascia l’azienda.
• Crea una cultura di apprendimento continuo che consente al personale di imparare gli uni dagli altri, favorendo un senso di appartenenza.
• Migliora le prestazioni assicurando che i dipendenti abbiano le competenze e il know-how necessari per lavorare bene, raggiungere gli obiettivi e ridurre gli errori. Questo porta a un aumento della produttività, a una migliore esperienza del cliente e crea quindi un valore reale per l’azienda.
• Aumenta il coinvolgimento dei dipendenti, fornendo loro le informazioni necessarie per migliorare nel proprio lavoro e riduce al contempo i costi di una formazione formale.
• Aumenta l’efficienza snellendo i processi di apprendimento societari e rendendo accessibili a tutti le conoscenze rilevanti. I dipendenti perdono meno tempo a cercare informazioni e i manager riducono il tempo speso a rispondere alle stesse domande.
Come migliorare il Knowledge sharing
Ecco alcuni semplici accorgimenti che favoriscono la condivisione della conoscenza tra dipendenti all’interno di un’azienda.
1. Promuovere una cultura dell’apprendimento
La prima strategia consiste nel coltivare un ambiente che incoraggi e premi i dipendenti per l’incremento delle proprie conoscenze.
Inserire l’apprendimento come prassi periodica dei dipendenti e renderlo parte dei valori dell’azienda rende molto più facile l’introduzione di una strategia di condivisione delle conoscenze. I dipendenti apprezzeranno i vantaggi della condivisione delle conoscenze con gli altri e avranno a disposizione gli strumenti e le competenze per farlo con successo.
Il metodo migliore per costruire una cultura dell’apprendimento in azienda è far sì che questo possa avvenire con modalità differenti: programmi di formazione formale, Workshop e corsi on demand, incentivi, iniziative di mentoring, fino a sessioni specifiche di condivisione della conoscenza tra dipendenti e manager.
Un altro metodo possibile è quello della gamification: Aryanna – Advanced Knowledge Management ha contribuito a realizzare il progetto Alvamente di Edison Energia che, proprio puntando su un effetto gioco con riconoscimenti e premi, è riuscito in breve tempo a fornire importanti informazioni sulla preparazione dei propri addetti al customer care evidenziando criticità nascoste.
2. Creare opportunità interfunzionali
Condividere le conoscenze con i colleghi di diversi reparti è estremamente vantaggioso per diverse ragioni. In primo luogo, abbatte i silos di conoscenza e offre ai team la possibilità di capire come operano le altre funzioni aziendali, il che può migliorare l’efficienza e la collaborazione. Inoltre, consente al personale di lavorare con persone che hanno background, know-how e prospettive diverse, migliorando così le prestazioni, l’innovazione e la risoluzione dei problemi.
Per incoraggiare la condivisione delle conoscenze tra i team è possibile, ad esempio, Creare team interfunzionali, per lavorare su progetti specifici, Condurre regolarmente workshop e sessioni di formazione per i dipendenti in diverse aree dell’attività, organizzare attività di team building interfunzionali ed eventi sociali, ed incoraggiare la rotazione delle mansioni, in modo che i dipendenti possano lavorare anche su progetti e ruoli al di fuori di quelli ai quali sono abituati. Ovviamente questo deve avvenire tenendo conto della specificità dei ruoli lavorativi.
3. Creare spazi per la condivisione delle conoscenze
Molti uffici tradizionali possono essere involontariamente controintuitivi per la condivisione della conoscenza, è importante che vengano previsti degli spazi dedicati al knowledge sharing aziendale (sia formale, sia informale). Il lavoro a distanza presenta sfide proprie: in questo caso può essere d’aiuto istituire eventi virtuali che incoraggino lo scambio di conoscenze.
4. Dare il buon esempio
Il rafforzamento della cultura e delle competenze di condivisione delle conoscenze è un processo dall’alto verso il basso, quindi è importante che i team dirigenziali dianoil buon esempio. In questo modo, i manager introdurranno gradualmente i diversi concetti ai dipendenti e li renderanno parte della cultura aziendale.
5. Formalizzare i processi di condivisione delle conoscenze
La condivisione della conoscenza è efficace solo quando tutti i dipendenti coinvolti sono consapevoli e partecipano al processo. In altre parole, è necessario disporre di processi formali di gestione e condivisione delle conoscenze. È importante quindi partire con l’implementazione di procedure e politiche che delineino il cosa, il perché e il come.
Rendere tutti i dipendenti consapevoli dei processi, delle aspettative e dei risultati incoraggerà una maggiore partecipazione in tutta l’azienda. Ad esempio, è possibile organizzare sessioni virtuali di domande e risposte, pubblicare aggiornamenti sugli strumenti di collaborazione aziendale e diffondere il processo di condivisione delle conoscenze e le best practice pertinenti.
6. Festeggiare ogni vittoria
Cambiare mentalità e comportamenti richiede tempo, ma uno dei modi migliori per facilitare il knowledge sharing aziendale è quello di celebrare i piccoli successi lungo il percorso. Celebrare i successi e riconoscere i membri del personale che partecipano al processo rafforza l’importanza dell’iniziativa e il suo impatto sull’azienda.
+1. Affidarsi ad esperti
La gestione e la condivisione della conoscenza aziendale è un asset che porta unvalore reale. Affidarsi a consulenti esperti è una delle best practice per non disperdere questo valore. Aryanna – Advanced Knowledge Management ha oltre 15 anni di esperienza nella gestione della conoscenza e può vantare tra i propri clienti aziende di grande prestigio. L’approccio non è quello classico cliente/fornitore ma quello di un partner che aiuta a evidenziare le criticità legate alla gestione delle informazioni, così da identificare assieme gli strumenti più adatti per soluzioni efficaci.
Non trascurare la sicurezza
Nel processo di knowledge sharing aziendale è importante adottare le misure corrette per garantire la sicurezza dei dati sensibili dell’azienda. È fondamentale che l’azienda fornisca ai dipendenti la formazione, linee guida e gli strumenti su come condividere le conoscenze in modo sicuro. È altresì di fondamentale importanza,nel caso in cui si esternalizzino alcune funzioni di knowledge sharing e management, affidarsi a partner certificati e affidabili.
