La trasformazione digitale in ambito aziendale viene definita come quel cambiamento prodotto dall’applicazione trasversale ed efficace della tecnologia digitale a tutte le aree e a tutti i processi di un’organizzazione. Più in particolare, la digitalizzazione dei processi aziendali indica l’utilizzo di tecnologie e dati digitali al fine creare un ambiente all’interno del quale le informazioni sono al centro del sistema.
La Digital Transformation di un’azienda è un processo di trasformazione che coinvolge tutte le aree e i livelli, richiede una pianificazione a livello strategico e si realizza nell’implementazione di tecnologie e strumenti digitali in grado di rendere più efficienti i flussi di lavoro e la comunicazione all’interno e all’eterno dell’azienda.
L’obiettivo della digitalizzazione dei processi aziendali
Trasformare digitalmente un’impresa non vuol dire solo adottare tecnologie innovative, la digitalizzazione dei processi porta con sé una profonda revisione del modo in cui si approccia il lavoro: per trasformare l’impresa in un’organizzazione resiliente è necessario, infatti, partire dall’ascolto delle esigenze di collaboratori, clienti e partner, puntando alla semplificazione e alla riorganizzazione delle procedure e delle informazioni aziendali. Si tratta innanzitutto di una trasformazione culturale e metodologica del modo di lavorare che coinvolge molteplici aspetti, come quelli manageriali e organizzativi e fa leva sulle soluzioni tecnologiche come fattori abilitanti per il raggiungimento degli obiettivi di Digital Transformation: ottimizzazione, semplificazione e conseguente accelerazione delle attività aziendali per accorciare le distanze tra dipendenti e con partner, clienti e fornitori, oltre che per individuare nuove opportunità e nuovi modelli di business.
Perché è importante per il successo di un’impresa
Oggi la digitalizzazione dei processi aziendali non è più solo una scelta, ma è diventata una necessità per rimanere competitivi su un mercato in costante evoluzione. Una corretta Digital Transformation porta infatti con sé vantaggi come una migliore efficienza operativa; l’ottimizzazione dei processi aziendali, una maggiore agilità sia interna, sia nel rispondere ai cambiamenti del mercato; il contatto con nuovi clienti e in generale permette quindi di mantenere la competitività nel proprio mercato di riferimento e in quello globale.
I vantaggi pratici
La digitalizzazione dei processi e in particolare la dematerializzazione documentale e la gestione delle informazioni (Knowledge Management) portano con sé immediati vantaggi pratici.
- Comunicazione più fluida ed efficace: la digitalizzazione delle imprese semplifica i passaggi di informazioni tra i membri dei diversi gruppi di lavoro e permette di comunicare i valori aziendali attraverso mezzi e linguaggi differenti. In questo modo, in una società sempre più mobile, social e multicanale, è possibile offrire una Customer Experience sempre più personalizzata e puntuale.
- Risparmio di spazio, tempo e risorse: l’utilizzo di carta e materiale di stampa vengono notevolmente ridotti, traducendosi non solo in un risparmio in termini economici e di spazio, ma anche in una riduzione dell’inquinamento ambientale. Sono inoltre necessarie mono risorse nella formazione perché è il sistema di automation stesso che guida il dipendente nello svolgimento delle attività. Le informazioni, infine, non rischiano di subire modifiche involontarie nei passaggi interni all’azienda.
- Sicurezza: è un elemento che va gestito con attenzione ma statisticamente le tecnologie digitali permettono di archiviare i dati con un grado di sicurezza più elevato, di implementare criteri di tracciabilità e avere un maggiore controllo sul rispetto delle norme vigenti.
Suggerimenti per una “buona” digitalizzazione dei processi
La digitalizzazione aziendale non va fraintesa con la semplice adozione di nuove tecnologie e una dematerializzazione documentale: implica, ad esempio, anche nuove modalità partecipative e spazi di lavoro condivisi, anche a distanza. L’esempio oggi più significativo è rappresentato dalle (fin troppe) videocall, ma la digitalizzazione ha permesso anche nuovi paradigmi nel rapporto con la propria clientela, ad esempio pensiamo all’assistenza ai propri clienti attraverso chatbot o Social Media e alle altre attività che influenzano più o meno direttamente la Brand Experience.
Allo stesso modo oggi nelle aziende il concetto di “digitalizzazione dei processi” viene molto spesso associato a quello di automazione ma è un paragone riduttivo: quando si digitalizza un processo, è necessario ripensare il flusso di lavoro esistente e al contempo migliorarlo.
Per implementare in azienda in maniera efficace ed efficiente una digitalizzazione dei processi è necessario prendere in considerazione questi elementi:
- Analisi: vanno analizzati i propri processi di business, in modo tale da definire quali siano da digitalizzare e quali no.
- Affidarsi a esperti per lo sviluppo di una strategia: è fondamentale stabilire una strategia per evitare di incorrere in errori che potrebbero rovinare l’intero processo di trasformazione. Per fare questo una delle possibilità è quella di scegliere un team di consulenti esperti e qualificati che si occupino di sviluppare la strategia migliore per la digitalizzazione dei processi e la trasformazione digitale dell’azienda.
- Procedere per step: è meglio iniziare a digitalizzare i processi partendo da quelli più semplici, per poi proseguire ottimizzando quelli chiave.
- Monitorare costantemente i progressi: è importante verificare l’efficacia delle nuove soluzioni introdotte in azienda e valutare se e come eventualmente intervenire apportando modifiche.
La tecnologia
La digitalizzazione prende forma tramite le tecnologie digitali, che sono però solo un “contenitore” delle informazioni. Gli strumenti (come ad esempio ERP e CRM) devono essere affidabili, consentire la gestione elettronica e favore la collaborazione tra dipendenti che l’utilizzano. L’ideale, quando possibile, è riuscire a sfruttare gli strumenti già presenti in azienda senza doverne implementare di nuovi che necessitano inevitabilmente di tempi e costi legati alla formazione di dipendenti e manager.
Le difficoltà reali nella digitalizzazione dei processi aziendali
La Digital Transformation è un processo che riguarda tutte le aziende: dalle startup innovative alle grandi imprese, passando per le PMI. Tutti sono consci della necessità di evolvere e sfruttare la digitalizzazione dei processi per raggiungere nuovi livelli di efficienza e competitività sul mercato, ma mentre le realtà più piccole hanno spesso problemi di budget e faticano ad avere un approccio olistico alla digitalizzazione dei processi, quelle più grandi e strutturate evidenziano dei limiti non tanto nell’introduzione di nuove tecnologie ma nella gestione del cambiamento.
Salvaguardare il valore dei dati
Eppure i documenti che contengono i dati e il know-how aziendale, rappresentano uno degli asset più importanti per un’azienda.
La mole di informazioni generate e la loro gestione è diventato un aspetto critico che non permette più un approccio di tipo analogico. Questo anche perché di solito la generazione di un documento ne partorisce a cascata molti altri che possono coinvolgere Business Unit differenti: si pensi per esempio a informazioni che coinvolgono dipartimenti commerciali, legali, tecnici, di assistenza, ecc…
La digitalizzazione dei processi (che comprende sia i documenti, sia il flusso di attività), se implementata correttamente, attraverso la giusta architettura dell’informazione, non solo consente alle informazioni di passare da un ufficio all’altro in sicurezza e senza perdite o modifiche ma ne migliora l’usabilità e la fruibilità.
