Le istruzioni operative sono tutte quelle procedure che vengono scritte e raccontate attraverso la documentazione presente in azienda. Si tratta di una serie di informazioni indispensabili per una buona organizzazione ed ottimizzazione dei processi aziendali. Quando i processi in azienda sono ottimizzati e migliorati, a beneficiarne è l’intera struttura che coinvolge i collaboratori e i vertici di ogni organizzazione.
Le istruzioni operative andrebbero scritte tenendo a mente gli obiettivi legati a questo tipo di attività.
Istruzioni operative: perchè scriverle bene?
Scrivere istruzioni operative chiare e precise è fondamentale per tutte le aziende, e questo è vero per diversi motivi:
Efficienza operativa
Quando i documenti e le istruzioni operative sono ben scritte, i processi risultano standardizzati, così che ogni persona all’interno dell’azienda possa agire nello stesso modo. Tutto questo favorisce un minore rischio di errore, riducendo i tempi di lavoro e permettendo quindi di ottenere dei processi più efficaci ed efficienti.
Formazione del personale
Il passaggio di consegne da un dipendente ad un altro è sempre un momento particoalrmente delicato nella vita delle aziende. Il rischio di errori, assenza di informazioni necessarie, dimenticanze e imprecisioni è infatti proprio dietro l’angolo. Quando però le istruzioni operative sono scritte in maniera adeguata, quello che succede è che la formazione risulta più facile e il tempo necessario per favorire l’integrazione e la presa totale di controlle delle mansioni da parte del nuovo membro del team, risulterà così estremamente facilitata, ottimizzata ed efficace.
Scrivere bene le istruzioni operative permette quindi di non farsi cogliere impreparati dai momenti più critici che vengono naturalmente attraversati da tutte le aziende.
Ricorda inoltre che la scrittura di istruzioni operative nel modo corretto è indispensabile, ma andrebbe sempre inserita in un progetto completo di gestione della conoscenza aziendale, possibilmente attraverso un approccio Advanced.
Sicurezza sul lavoro
Se scritte correttamente, le procedure operative permettono alle persone in azienda di tutelarsi. Pensiamo infatti a tutti quei casi in cui le procedure riguardano la sicurezza sul luogo di lavoro: seguire quelle che di primo acchito potrebbero sembrare delle banali regole di scrittura, può rivelarsi in realtà un veo e proprio salvagente, contenente messaggi chiari, diretti e trasparenti, subito comprensibili e accessibili a tutti.
Standard qualitativi elevati
Garantire nel tempo sempre la stessaa qualità dei prodotti e servizi erogati è possibile: scrivere le procedure in modo corretto è però ancora una volta indispensabile!
Grazie ad alcune procedure condivise, in azienda tutte le persone coinvolte in un dato progetto, potranno fornire lo stesso prodotto, servizio o assistenza di qualità ai clienti. In questo modo la soddisfazione del cliente sarà maggiore e la reputazione del nome dell’azienda stessa potrà trarne diversi benefici in termini di notorietà e apprezzamento.
Responsabilità e responsabilizzazione
Un parte importantissima nel determinare le responsabilità di tutti i membri del team, consiste proprio nella scrittura di procedure operative chiare e dirette, senza troppi giri di parole e prevedendono un’assegnazione specifica per ogni task. Scrivendo adeguatamente le procedure, i compiti affidati ad ogni membro del team saranno chiari e ognuno avrà la responsabilità dello svolgimento del preciso compito che gli è stato assegnato.
In questo modo si riesce a crare responsabilità e responsabilizzazione del team in azienda.
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