Abbiamo approfondito in un recente articolo cosa è la Knowledge tacita – o non formalizzata – e perché è importante. Non è però semplice ingaggiare e incoraggiare le persone a condividere ciò che sanno e per questo esistono tecniche e strategie che permettano di codificare a beneficio di tutti il loro sapere. Vediamo tre aspetti importanti da conoscere e valutare.
Ognuno è motivato da cose diverse
Avanzamenti di carriera, visibilità, riconoscimento sociale oppure semplice attaccamento all’azienda… sono diverse le cosiddette “leve motivazionali” che portano le persone a fare cose in azienda. Che si tratti di portare avanti un task oppure – nel nostro caso – condividere la conoscenza per contribuire a un progetto di Knowledge Management, bisogna tenere a mente che ognuno di noi è gratificato da cose diverse. Conoscere le persone vuol dire anche individuare i loro bisogni, esplorarli e fare leva su di questi per ingaggiarle.
Fisiologicamente le persone fanno muro nel condividere ciò che sanno, hanno paura di perdere il loro valore, temono che gli altri e l’azienda non avranno più bisogno di loro se il loro sapere viene codificato. Un buon consulente che si occupa di progetti di Knowledge Management questo lo sa bene, ma sa anche su cosa fare leva per scardinare questi timori e gratificare la condivisione della conoscenza tacita, per inserirla poi in una Knowledge Base completa e accessibile a tutti.
Non basta esternalizzare ciò che gli altri sanno ma serve condividerlo e interiorizzarlo
Se ci si fermasse alla semplice formalizzazione di ciò che sanno le persone non si otterrebbe alcun risultato. La loro conoscenza sarebbe sì nero su bianco, ma rimarrebbe scritta in bei documenti e ordinate procedure che nessuno consulterebbe, se non correttamente condivisi.
Come fare? Dopo la fase di ingaggio delle persone più esperte in materia (i Subject Matter Experts) e l’organizzazione del loro sapere, questo deve essere fatto circolare. Perciò è importante coinvolgere tutti anche nel disegno delle tecnologie adoperate per la Knowledge Base. Che siano perfette non conta se poi nessuno le utilizza. Non solo, la conoscenza evolve, avanza e si modifica: è fondamentale far partire un circolo virtuoso di esternalizzazione e condivisione, per poi incoraggiare la fase di interiorizzazione del sapere aziendale. Solo così la Knowledge sarà trasformata in ritorno economico e l’organizzazione diventerà una Learning Organization.
Non tutto quello che le persone di un’azienda sanno è utile
Se si dovesse codificare tutto ma proprio tutto il sapere delle persone di un’azienda, probabilmente i tempi di un progetto di Knowledge Management sarebbero infiniti, o comunque lunghi e insostenibili. È per questo che incoraggiare le persone a condividere il loro sapere deve partire da un’ulteriore analisi: cosa serve davvero all’azienda di quello che sanno? Individuare i bisogni della comunità di utenti è indispensabile per costruire progetti efficaci, insieme ad attività volte a incoraggiare le persone a condividere ciò che sanno.
