I vantaggi di avere una Knowledge Base unica in azienda

Open space in azienda

Approfondimenti

Da una Knowledge Base di reparto a una Knowledge Base unica per tutta l’azienda: questo è il salto che le società dovranno fare per essere competitive in uno scenario di business che cambia velocemente e in un mercato del lavoro dove le persone sono sempre più esigenti verso la propria organizzazione.

Storicamente le Knowledge Base sono strutturate per dipartimenti, garantendo una solida base di sapere condivisa fra persone dello stesso grande reparto ma quasi blindate verso il resto dell’azienda. Oggi le società più virtuose stanno cominciando a cambiare approccio, consapevoli anche del valore economico della Knowledge, e decidono di:

  • estendere la Knowledge Base di un reparto a tutta l’azienda, integrando i contenuti,
  • oppure crearne una ex novo e completa.

Per sposare questo approccio, che consente di diventare una Learning Organization – vale a dire un’azienda che apprende costantemente da sé stessa e competitiva per il futuro – è bene conoscerne a fondo i vantaggi. Li vediamo insieme.

Un’unica Knowledge Base riduce i danni del turn over

Ogni volta che un dipendente lascia l’azienda porta via con sé il 95% del suo sapere: il turn over ha un costo, tanto più alto quanto più apicale è la figura che lascia. Costruire e organizzare lo scibile aziendale in un’unica Knowledge Base riduce sensibilmente questi costi, perché permette alle persone di condividere tutto ciò che sanno e metterlo nero su bianco in un bacino di contenuti consultabili da tutti, anche quando andranno via.

Condividere e lasciare il sapere libero di circolare genera identità

Dipendenti che hanno accesso agli stessi contenuti aziendali, possono condividere ciò che sanno e imparare dagli altri riconosceranno nell’azienda attenzione, trasparenza e senso di appartenenza. Avere la Knowledge aziendale aperta a tutti, completa e accessibile, garantisce all’azienda di condividere con i suoi dipendenti la sua visione e i suoi valori, aumentando la loro stima e fidelizzazione. Ricordiamo che per la maggioranza dei professionisti oggi è importante avere fiducia nel proprio datore di lavoro e un’azienda che mette a disposizione delle sue persone tutto il suo e il loro sapere, è senza dubbio agevolata nel raggiungimento di questo obiettivo.

Un unico bacino di contenuti condivisi azzera le incomprensioni fra reparti

Se tutti accedono agli stessi contenuti aziendali, come per esempio gli ultimi sviluppi di prodotto, offerte commerciali e altre informazioni sulle diverse attività, le incomprensioni che si generano spesso tra reparti hanno buone possibilità di azzerarsi.

A prendere decisioni oppure a dare risposte non saranno più i singoli, ognuno con la sua visione, ma i contenuti che contiene la Knowledge Base dove è racchiuso il sapere dell’azienda e dove è possibile trovare soluzioni univoche, inequivocabili.

Non sarà più una questione di visione dei team ma di visione aziendale, uniformando attività e azioni per il bene comune della società.

Tutti sono aggiornati su tutto e i clienti sono più soddisfatti

Pensiamo a uno scenario di crisi: avere una Knowledge Base e una piattaforma di consultazione comune in azienda permette che tutti siano sempre aggiornati su tutto. Con news, notifiche e aggiornamenti in tempo reale all’interno delle piattaforme di Knowledge Management ognuno saprà cosa succede, cosa stanno facendo i colleghi, che sfide stanno affrontando e come possono supportarli se necessario.

Per fare un esempio di un contesto meno critico, in cui avere un’unica Knowledge Base aziendale porta sicuramente un vantaggio, poniamo il caso di una nuova offerta commerciale legata a un nuovo prodotto. Con una base di conoscenza condivisa, tutti i dipartimenti (Sales, Prodotto, Customer Care, Assistenza, Comunicazione, Marketing, ecc.) hanno accesso alle informazioni, alle politiche dell’azienda per quel prodotto, agli obiettivi e alle potenziali criticità.

Avere una base condivisa di conoscenza velocizza anche i flussi di lavoro: chi risponde e gestisce la Community online, per esempio, sui canali social ufficiali dell’azienda apprezzerà l’accesso alle informazioni della stessa Knowledge Base che usano i dipartimenti di Customer Care o Sales, evitando così escalation dove possibile e contribuendo a una migliore soddisfazione del cliente.

Condividere internamente per dare messaggi coerenti all’esterno

Con una Knowledge Base unica per tutta l’azienda ci si assicura anche di fornire all’esterno messaggi coerenti. Se operatori e dipendenti accedono facilmente agli stessi contenuti informativi, univoci e quindi inequivocabili, si ridurrà il rischio che all’esterno, in particolare con i clienti, ognuno dia un messaggio diverso, frutto di un’interpretazione errata di un’informazione o di una procedura.

Chi sono i promotori di una Knowledge Base aziendale unica

Se un tempo le aziende erano abituate a una gestione del lavoro in silos, oggi si moltiplicano le pratiche virtuose che superano questa visione e provano a uniformare l’operato della società e di chi ci lavora. A promuovere spesso progetti di Knowledge Base aziendali sono i dipartimenti HR, collettori dei malesseri di tutte le unità di business e responsabili nell’agevolare la cooperazione.

Un team HR che si impegna a promuovere, sponsorizzare e coordinare lavori di strutturazione di una Knowledge Base condivisa con tutta l’azienda sarà portatore di valore economico, con la garanzia di avere un ritorno veloce sia misurabile per il business ma anche in termini di benessere e soddisfazione dei dipendenti.

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