Migliorare la gestione dei documenti in azienda è un’attività in grado di trasformare drasticamente la qualità del lavoro svolto. Quando i documenti sono ben scritti e ben organizzati, il loro recupero ed utilizzo è semplice ed immediato. Le Content Service Platform rappresentano una componente chiave in risposta alle esigenze di una maggiore organizzazione e gestione documentale. Di cosa si tratta? Quali sono i vantaggi di questo tipo di piattaforme. Continua a leggere per scoprire di più.
Piattaforme di Servizi per i Contenuti o Content Service Platform
Le Content Service Platform sono piattaforme progettate con l’obiettivo di gestire ed ottimizzare i processi aziendali e il relativo flusso documentale in modo efficace ed efficiente. Più nel dettaglio, attraverso questa tipologia di tecnologia è possibile gestire diversi aspetti che ruotano intorno ai documenti:
- creazione dei documenti: gli utenti che utilizzano queste piattaforme hanno la possibilità di creare e gestire documenti in maniera collaborativa all’interno dell’azienda.
- organizzazione dei documenti: all’interno delle Content Service Platform i documenti possono essere organizzati secondo precise logiche e attraverso l’integrazione di sistemi che facilitano la ricerca delle informazioni (Enterprie Search).
- condivisione dei documenti: una funzionalità molto importante che consente a più persone di lavorare contemporaneamente ai documenti che vengono elaborati in azienda.
- workflow per la revisione e approvazione dei documenti: la creazione di questa tipologia di flussi permette di velocizzare tutti quei processi di revisione e approvazione dei contenuti che vengono preparati in azienda.
- classificazione e indicizzazione dei documenti: esistono diverse tipologie di classificazione che permettono di organizzare e ricercare i documenti in modo facile, veloce e preciso.
- gestione dei diritti di accesso: documenti diversi possono essere consultati e modificati solo attraverso precise autorizzazioni. Gli amministratori potranno così controllare chi ha la possibilità di leggere e modificare i documenti.
Questa tipologia di piattaforma può infine essere integrata con altri sistemi aziendali. Pensiamo per esempio a quei sistemi per ricercare con facilità e velocità le informazioni all’interno della piattaforma, oppure ai CRM pensati per la gestione delle informazioni dei clienti a 360 gradi.
Gestione documenti in azienda e i benefici della piattaforme di servizi per i contenuti
I benefici dell’adozione di piattaforme di questo tipo per migliorare la gestione documenti in azienda sono molteplici. Si tratta di vantaggi concreti sia per le aziende che per i collaboratori che vi lavorano.
Più efficienza
Le realtà lavorative di oggi sono complesse e articolate. La disorganizzazione e la lententezza nella ricerca e recupero delle informazioni che occorrono per svolgere le diverse attività quotidiane, vanno spesso a compromettere i risultati finali ottenuti dalle aziende in termini di performance registrate. In alcune attività più che in altre inoltre, la velocità è un fattore determinante nel successo aziendale. Pensiamo per esempio ai Customer Care in cui una risposta veloce e puntuale fornita ia clienti finali può fare realmente la differenza in termini di qualità del lavoro svolto.
Migliore collaborazione
La presenza di una piattaforma di gestione dei documenti permette di facilitare la collaborazione tra le persone che lavorano in azienda. Pensiamo a tutti quei casi in cui un documento è il frutto di un lavoro svolto da più persone: faiclitando il processo di creazione e condivisione del documento, le persone coinvolte nella sua realizzazione saranno più veloci ed efficienti.
Rispetto della sicurezza
Grazie alle funzionalità di gestione degli accessi alla piattaforma, il rispetto delle riservatezza dei documenti è garantito: solo chi è autorizzato a leggere o editare i documenti ptorà averne effettivamente accesso.
Tracciabilità dei documenti
Con le piattaforme di CSP è possibile tracciare tutte le attività che vengono realizzate con i documenti: potrai avere accesso alla cronologia e visionare le ultime modifiche che sono state effettuate ad ogni documento.
La scelta di una piattaforma di CSP è quindi una scelta strategicamente vincente, perfetta per ottimizzare il flusso documentale e migliroare l’efficienza in azienda. All’interno di un progetto completo di Advanced Knowledge Management i risultati che potrai ottenere ti stupiranno.
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